CZYNNOŚCI NOTARIALNE

Wybrane czynności wymagające dochowania formy aktu notarialnego to:

1. umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości oraz umowa przenosząca własność zawarta w celu wykonania istniejącego uprzednio zobowiązania do przeniesienia własności nieruchomości;
2. umowa o przedłużenie wieczystego użytkowania;
3. oświadczenie właściciela, który ustanawia ograniczone prawo rzeczowe na nieruchomości (np. służebność, użytkowanie, hipoteka);
4. oświadczenie darczyńcy; jednakże umowa darowizny zawarta bez zachowania tej formy staje się ważna, jeżeli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione;
5. testament (który może być sporządzony w formie aktu notarialnego);
6. testament zawierający zapis windykacyjny; 
7. umowa o dział spadku, jeżeli do spadku należy nieruchomość;
8. umowa o zrzeczenie się dziedziczenia oraz umowa uchylająca umowę o zrzeczenie się dziedziczenia;  
9. umowa zobowiązująca do zbycia spadku oraz umowa przenosząca spadek zawarta w celu wykonania istniejącego uprzednio zobowiązania do zbycia spadku;
10. umowa majątkowa małżeńska (rozszerzająca wspólność ustawową, ograniczająca wspólność ustawową albo ustanawiająca rozdzielność majątkową lub rozdzielność majątkową z wyrównaniem dorobków);
11. umowa zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
12. umowa zbycia ekspektatywy własności powstającej na podstawie umowy o budowę lokalu przez spółdzielnię mieszkaniową;
13. umowa deweloperska;
14. umowa o ustanowieniu odrębnej własności lokalu;
15. oświadczenie o poddaniu się egzekucji sporządzone na podstawie art. 777 § 1 pkt 4), 5) i 6) Kodeksu postępowania cywilnego;
16. umowa spółki komandytowej, statut spółki komandytowo-akcyjnej, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, statut spółki akcyjnej;
17. oświadczenie wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przystąpieniu do spółki oraz o objęciu udziału bądź udziałów;
18. oświadczenie woli o ustanowieniu fundacji.

Akty poświadczenia dziedziczenia

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego,z wyłączeniem dziedziczenia na podstawie testamentów szczególnych. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku. 

Notarialne poświadczenie dziedziczenia może być dokonane przez notariusza dowolnie wybranego przez osoby zainteresowane. 

Notariusz nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia jeżeli:

1. ma wątpliwości co do istnienia jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów w spadku, a w przypadku, gdy spadkodawca uczynił zapis windykacyjny – także co do osoby, na której rzecz spadkodawca uczynił zapis windykacyjny, i przedmiotu zapisu;
2. w stosunku do spadku został już uprzednio sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia lub wydane postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku;
3. w toku sporządzania protokołu dziedziczenia ujawnią się okoliczności wskazujące, że przy jego sporządzeniu nie były obecne wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi, lub też osoby, na których rzecz spadkodawca uczynił zapisy windykacyjne, albo istnieją lub istniały testamenty, które nie zostały otwarte lub ogłoszone;
4. w sprawie brak jurysdykcji krajowej,
5. spadek został otwarty przed dniem 01 lipca 1984 roku.

Poświadczenia

Notariusz poświadcza:

1. własnoręczność podpisu;
2. zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem;
3. datę okazania dokumentu;
4. pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.

Poświadczenie własnoręczności podpisu jest czynnością notarialną polegającą na stwierdzeniu, że podpis na dokumencie prywatnym jest autentyczny, to jest pochodzi od osoby o ustalonej tożsamości, którą Notariusz zobowiązany jest stwierdzić oraz, że w dacie poświadczenia dokument ten został lub był podpisany a więc już istniał. 

Poświadczenia podpisu polega na złożeniu w obecności notariusza podpisu na dokumencie bądź uznania podpisu złożonego wcześniej za własnoręczny. Dokument zyskuje urzędową klauzulę poświadczeniową, z której wynikają dwa domniemania: domniemanie autentyczności podpisu oraz domniemanie istnienia dokumentu w dacie poświadczenia.

Poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem Notariusz dokonuje na podstawie dostarczonych do Kancelarii oryginałów dokumentów. 

Czynność ta polega na urzędowym zaświadczeniu, że odpis, wyciąg lub kopia są zgodne z okazanym notariuszowi dokumentem pod względem treściowym (przy uwzględnieniu cech szczególnych, takich jak dopiski, poprawki, uszkodzenia). 

Katalog dokumentów, które mogą być przedstawione w celu uzyskania ww. poświadczenia (zupełnego lub skróconego) jest bardzo szeroki. Przede wszystkim mogą być poświadczane dokumenty takie jak: orzeczenia sądowe, dokumenty wydawane w postępowaniu administracyjnym (postanowienia, opinie, decyzje, zaświadczenia), dyplomy, świadectwa, dokumenty księgowe (faktury).

Poświadczenie daty okazania dokumentu polega na urzędowym stwierdzeniu, że w chwili dokonania poświadczenia dokument istniał, a tym samym uzyskuje datę pewną, którą jest data poświadczenia.

Poświadczenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu dokonywane jest przez Notariusza w razie stawiennictwa tej osoby w Kancelarii albo w razie przekonania się o tym fakcie przez Notariusza poza Kancelarią. Poświadczenie to najczęściej jest wykorzystywane w sprawach administracyjnych i ubezpieczeniowych, na przykład w sprawach dotyczących wypłaty odszkodowania, emerytury czy renty lub innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego (również w przypadku świadczeń napływających z zagranicy).

Protokoły

Notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Notariusz spisuje również protokoły, w tym protokoły dziedziczenia i protokoły związane z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń, a także – na żądanie strony stawającej – niestawiennictwa strony drugiej.

Katalog czynności i zdarzeń, które mogą być stwierdzane protokołem spisywanym przez notariusza jest otwarty, ale ograniczony do czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne.

Jako przykłady można wskazać protokoły przebiegu losowania, otwarcia strony internetowej, otwarcia skrzynki odbiorczej poczty elektronicznej, okazania wiadomości sms.

Protokoły spisuje się w formie aktu notarialnego.

Przyjmowanie na przechowanie

Notariusz przyjmuje na przechowanie:

1. wszelkiego rodzaju dokumenty, także w kopertach zamkniętych;
2. informatyczny nośnik danych, o którym mowa w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zabezpieczony w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią;
3. papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej – w związku z dokonywaną w jego Kancelarii czynnością – w celu wydania ich osobie wskazanej przy złożeniu lub jej następcy prawnemu. 

Dla udokumentowania depozytu pieniężnego Notariusz prowadzi specjalne konto bankowe.

Wypisy, odpisy i wyciągi dokumentów

Oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Wypis ma moc prawną oryginału. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom aktu lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym. Za zgodą stron lub na podstawie prawomocnego postanowienia sądu okręgowego, w którego okręgu znajduje się Kancelaria Notariusza, wypis aktu notarialnego może być wydany także innym osobom.

Wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia może być wydany ponadto osobie, która wykaże istnienie interesu prawnego.

Informacje pisemne i inne dokumenty wydaje się osobom, na których żądanie zostały dokonane czynności notarialne; jeżeli z treści stosunku prawnego to wynika, wydaje się je stronie, której czynność notarialna dotyczy.

Notariusz w przypadkach prawem przewidzianych przesyła sądom i innym organom państwowym informacje pisemne o sporządzonych dokumentach i wypisy tych dokumentów.

Informacji ustnych o dokonanych czynnościach notariusz może jedynie udzielić instytucjomi osobom, które mają prawo otrzymać wypisy dokumentów stwierdzających te czynności.

Do wydawania wyciągów i odpisów stosuje się te same zasady, na jakich wydaje się wypisy.